Приложение Lotus Notes Контроль поручений


Довольно часто возникает задача контролировать поручения, зачастую все сводится к элементарной постановке задачи:

Требуется организовать контроль поручений с возможностью написания исполнителями отчета о проделанной работе и уведомления исполнителей о сроках. Ходом исполнения обычно не интересуются (сколько процентов выполнено), важен только результат.

  1. Карточка поручения с указанием реквизитов (кто, что и кому поручает и в какой срок).
  2. Отчет исполнителя о работе над поручением.
  3. Сводный отчет о состоянии поучений (у какого исполнителя сколько текущих поручений).

Я разработал довольно простое приложение на Lotus Domino которое требует использования клиента Lotus Notes только на одном рабочем месте, а именно у администратора, остальные участники процесса могут использовать web приложения, а в качестве авторизации свое имя и пароль из Microsoft AD (свое доменное имя).

Приложение состоит из трех основных сущностей:

  1. Карточки поручения.
  2. Карточки отчета.
  3. Справочников (сотрудников, резолюций, нумератора).

Алгоритм работы приложения:

  1. Администратор создает карточку поручения в которой описывает параметры поручения и вкладывает файлы с материалами (скан-копия письма, таблица с отчетом и т.п.).
  2. При сохранении карточки поручения всем исполнителям направляется письмо с уведомлением о создании для них нового поручения и web ссылкой на карточку поручения.
  3. Исполнитель получив такое письмо, переходит по ссылке (авторизовавшись) и просматривает поручение (в этот момент в лог операций по данному поручению делается запись о том, что исполнитель ознакомился с поручением).
  4. Для исполнителя в карточке поручения доступна только одна функция «написать отчет» с помощью которой он может написать отчет и приложить к отчету файл с результатами своей работы.
  5. Каждые 30 минут агент проверяет все поручения на наличия отчетов исполнителей и если находит не закрытые поручения с отчетами, он помечает такие поручения, для того, чтобы администратору было легче искать их для операции закрытия.
  6. Если поручение готово к закрытию, администратор, в карточке поручения, проставляет дату закрытия.
  7. Для контроля за поручениями написан агент который выгружает список поручений в Excel согласно заданным параметрам: интервал, тип, исполнитель.